Для начала определимся с понятием. Тайм-менеджмент – это технология, которая позволяет управлять рабочим временем (период, когда вы активно выполняете свои прямые обязанности, занимаетесь своей работой). Считается, что человек, овладевший подобными навыками, экономит половину своей жизни, высвобождая время для приятных моментов и общения с родными и близкими.
Познание всех тонкостей, умений и инструментов может занять у вас много времени. Поэтому Homsters.kz подготовил 30 советов, которые позволят вам эффективнее использовать 24 часа в сутках и добиваться лучших результатов в своей деятельности.
Тайм-менеджмент: что и как?
Согласно принципам тайм-менеджмента, управление временем базируется на таких основных процессах:
- Анализ текущей ситуации.
- Моделирование стратегий, которое базируется на результатах анализа.
- Целеполагание, суть которого – постановка целей и определение главного направления в движении.
- Планирование, которое включает и умение расставить приоритеты.
- Реализация – выполнение конкретных действий в соответствии с планом и поставленными целями.
- Контроль за выполнением плана, подведение итогов по результатам.
Основная причина дефицита рабочего времени – это неправильная его организация на уровне отдельно взятого работника или же целой компании. Выяснить это можно, если провести анализ целого дня сотрудника. Как это сделать? С помощью простого ежедневника. В течение двух недель, носите его везде с собой и записывайте каждый свой шаг на протяжении дня. Кроме мероприятий, встреч и разговоров, фиксируйте также свои мысли. В конце каждого дня вы сможете просмотреть записи и понять, на что же уходит ваше время. Поверьте, вы сильно удивитесь, насколько ваши ощущения по использованию рабочих часов отличаются от действительности. Также вы сможете определить «пожирателей времени» – это действия, которые забирают у вас время, но при этом не приносят никакого результата, а соответственно и денег.
После анализа можно переходить к следующим шагам – целеполаганию, планированию, реализации и контролю. Как же их провести результативно? В этом вам помогут наши советы.
Как правильно организовать свой рабочий день?
- Приучите себя всегда составлять список дел.
- В конце дня пересматривайте список дел, вычеркивайте то, что уже сделано и добавляйте новые задачи. Не забывайте переносить то, что не успели выполнить.
- Возьмите себе за правило расставлять приоритеты.
- Научитесь определять, какие дела важные, а какие – срочные. Ведь то, что важно, не всегда нужно сделать «на сейчас». А срочные дела не всегда бывают важными.
- Ваш список дел всегда должен быть с собой.
- Начинайте рабочий день с самых трудных задач. Такой подход французы называют «съешь свою лягушку с утра».
- Пятиминутные дела делайте сразу, не откладывая. Задачи, которые требуют больше времени, занесите в свой список дел.
- Проверять почту желательно в определенное время дня и за определенный период времени.
- В течение рабочего дня определите для себя время, когда вы полностью сосредоточены на своих задачах. Старайтесь ни на что не отвлекаться.
- Перед проверкой почты постарайтесь завершить свою самую трудную задачу.
- При наличии рабочего и личного телефона, последний на время работы отключайте.
- Если у вас сложная и объемная задача, разделите ее на меньшие и распределите их по уровню важности. Для каждой группы выделите конкретное время выполнения. Этот принцип получил название «съешь слона по кусочкам».
- Планируя крупные задачи, оставляйте для них дополнительный запас времени.
- Проанализируйте то, как вы выполняете рутинные обязанности и постарайтесь оптимизировать свою деятельность (например, применяя автоматизированные инструменты).
- Научитесь ставить не только задачи, но и крайний срок их выполнения. Причем выделять нужно минимум времени. Это позволит вам не затягивать задачи.
- Используйте смарт-карты для каждой задачи и сохраняйте их на будущее. Они создаются исходя из того, что любая цель должна быть SMART: конкретной (Specific), измеримой (Measurable), согласованной (Agreed), достижимой (Realistic), ограниченной по времени (Timed).
- Помните, что ваше время имеет ценность. Избавляйтесь от того и тех, кто его не ценит.
- Научитесь говорить «нет» тем, кто пытается «спихнуть» на вас свои обязанности.
- Рассчитывайте загрузку исходя из своих возможностей.
- Используйте делегирование (передачу) задач, которые не приносят вам желаемый результат.
- При необходимости наймите одного или несколько помощников. А если такой возможности нет, тогда пригласите практикантов. Вы их будете учить, а они станут вашими «свободными руками».
- Читать бумаги и письма следует внимательно, чтобы затем их не перечитывать.
- Придумайте для себя поощрительную систему за выполнение задачи в срок.
- Правильно организованное рабочее место сократить время на поиски нужных вещей.
- Для выполнения самых сложных задач выберите время, когда вы находитесь на пике своей активности.
- Похожие задачи можно и нужно объединять в группы.
- Простой (опоздание, ожидание, очередь) – это отличное время для мелких дел, таких как звонки, просмотр и отправка почты.
- Обязательно найдите время для выходного. Восстановив ресурсы организма, вы будете работать эффективнее и быстрее. Поэтому даже отдыхая, вы живете по технологии тайм-менеджмента.
- Сдача проектов раньше времени – отличный способ сэкономить часы для полезных или приятных дел. Растягивание задач плохо сказывается на качестве их выполнения.
- Не забывайте про бизнес-условия, которые помогут вам «настроиться на работу». К ним может относиться одежда, освещение, утренний кофе, ритмичная музыка и прочее.
Вместо послесловия
Продавцы недвижимости должны понимать, что не все советы по общему тайм-менеджменту им подходят. Например, нельзя исключать из списка важных задач общение с клиентом, даже если оно не совсем касается рабочих вопросов. Ведь в данной сфере очень важно вызвать у человека доверие, расположить его к себе. И здесь отличным помощником станет непринужденная беседа, как до совершения сделки, так и после нее. Удовлетворенный и лояльный клиент может и не совершит еще одну подобную крупную сделку, но точно будет рекомендовать вас своим знакомым.
А вы знаете, что именно «пожирает» Ваше рабочее время? Напишите нам об этом в комментариях.
