Алдымен тұжырымдаманы анықтайық. Тайм менеджмент – бұл жұмыс уақытын басқаруға мүмкіндік беретін технология (сіздің тікелей міндеттеріңізді белсенді түрде орындайтын, өз жұмысыңызды жасайтын кезең). Мұндай дағдыларды меңгерген адам өмірінің жартысын үнемдейді, жағымды сәттерге және отбасымен және достарымен қарым-қатынас жасауға уақытты босатады деп саналады.
Барлық нәзіктіктерді, дағдыларды және құралдарды білу сізге көп уақытты алуы мүмкін. Сондықтан Homesters.kz тәулігіне 24 сағатты тиімді пайдалануға және әрекеттеріңізде жақсы нәтижелерге қол жеткізуге мүмкіндік беретін 30 кеңес дайындады.
Уақытты басқару: не және қалай?
Уақытты басқару принциптеріне сәйкес тайм-менеджмент келесі негізгі процестерге негізделген:
- Ағымдағы жағдайды талдау.
- Талдау нәтижелеріне негізделген стратегияларды модельдеу.
- Мақсат қою, оның мәні мақсат қою және қозғалыстағы негізгі бағытты анықтау.
- Жоспарлау, оған басымдық беру мүмкіндігі кіреді.
- Іске асыру – жоспар мен мақсатқа сәйкес нақты іс-әрекеттерді жүзеге асыру.
- Жоспардың орындалуын бақылау, нәтижесін қорытындылау.
Жұмыс уақытының тапшылығының негізгі себебі – оның жеке қызметкер немесе бүкіл кәсіпорын деңгейінде дұрыс ұйымдастырылмауы. Сіз қызметкердің бүкіл күнін талдасаңыз, біле аласыз. Бұны қалай істейді? Қарапайым күнделікпен. Екі апта бойы оны өзіңізбен бірге алып жүріңіз және күні бойы жасаған әрбір қадамыңызды жазып алыңыз. Оқиғалар, кездесулер мен әңгімелермен қатар өз ойларыңызды жазып алыңыз. Әр күннің соңында жазбаларыңызды қарап шығып, уақытыңыздың не үшін жұмсалғанын көре аласыз. Маған сеніңіз, сіз жұмыс уақытын пайдаланудағы сезімдеріңіз шындықтан қаншалықты ерекшеленетініне таң қаласыз. Сіз сондай-ақ «уақыт жейтіндерді» анықтай аласыз – бұл сіздің уақытыңызды алатын, бірақ сонымен бірге ешқандай нәтиже әкелмейтін және сәйкесінше ақшалайтын әрекеттер.
Талдаудан кейін сіз жасай аласыз келесі қадамдарға көшу – мақсат қою, жоспарлау, іске асыру және бақылау. Оларды қалай тиімді жүзеге асыруға болады? Біздің кеңестер сізге осыған көмектеседі.
Жұмыс күніңізді қалай ұйымдастыруға болады?
- Әрқашан істер тізімін жасауға өзіңізді жаттықтырыңыз.
- Күннің соңында істер тізімін қарап шығыңыз, бұрыннан жасалған нәрсені сызып тастаңыз және жаңа тапсырмалар қосыңыз. Аяқтауға үлгермеген нәрсені аударуды ұмытпаңыз.
- Басымдылық қоюды әдетке айналдырыңыз.
- Қайсысы маңызды, қайсысы шұғыл екенін түсінуді үйреніңіз. Өйткені, маңызды нәрсені әрқашан «әзірше» жасау қажет емес. Ал шұғыл істер әрқашан маңызды бола бермейді.
- Сіздің істер тізіміңіз әрқашан сізбен бірге болуы керек.
- Күніңізді ең қиын тапсырмалардан бастаңыз. Француздар бұл тәсілді «таңертең бақаңызды жеңіз» деп атайды.
- Бес минуттық істі кідіріссіз орындаңыз. Тапсырмалар тізіміне көбірек уақыт алатын тапсырмаларды енгізіңіз.
- Поштаны тәуліктің белгілі бір уақытында және белгілі бір уақыт аралығында тексерген жөн.
- Жұмыс күні ішінде өз міндеттеріңізге толықтай жұмылған кезде өзіңізге уақыт белгілеңіз. Ештеңеге алаңдамауға тырысыңыз.
- Поштаңызды тексермес бұрын, ең қиын тапсырмаңызды орындауға тырысыңыз.
- Жұмыс және жеке телефоныңыз болса, соңғысын жұмыс уақытында өшіріңіз.
- Егер сізде күрделі және көлемді тапсырма болса, оны кішіректерге бөліп, маңыздылық деңгейіне қарай бөліңіз. Әр топ үшін нақты орындау уақытын бөліңіз. Бұл принцип «пілді бөлшектеп жеу» деп аталады.
- Үлкен тапсырмаларды жоспарлағанда, оларға қосымша уақыт қалдырыңыз.
- Күнделікті міндеттерді қалай орындайтыныңызды талдаңыз және әрекеттеріңізді оңтайландыруға тырысыңыз (мысалы, автоматтандырылған құралдарды пайдалану).
- Тапсырмаларды ғана емес, оларды орындау мерзімін де белгілеуді үйреніңіз. Және ең аз уақыт бөлу керек. Бұл тапсырмаларды кейінге қалдырмауға мүмкіндік береді.
- Әрбір тапсырма үшін смарт карталарды пайдаланыңыз және оларды болашаққа сақтаңыз. Олар кез келген мақсат SMART болуы керек деген негізде құрылады: нақты (Sспецификалық), өлшенетін (Mесептелетін), келісілген (Aашкөздік). ), қол жетімді (Rrealistic), уақытқа байланысты (Timed).
- Сіздің уақытыңыз құнды екенін есте сақтаңыз. Одан да, оны бағаламайтындардан да құтыл.
- Өз міндеттерін сізге «итеруге» тырысатындарға «жоқ» деп айтуды үйреніңіз.
- Мүмкіндіктеріңізге қарай жүктеп алуды есептеңіз.
- Сізге қажетті нәтиже әкелмейтін тапсырмаларды беруді (беруді) пайдаланыңыз.
- Қажет болса, бір немесе бірнеше көмекшілерді жалдаңыз. Ал егер бұл мүмкін болмаса, интерндерді шақырыңыз. Сіз оларды үйретесіз, олар сіздің «бос қолдарыңызға» айналады.
- Қағаздар мен хаттарды кейін қайта оқымас үшін мұқият оқып шығу керек.
- Тапсырмаларды уақытында орындағаныңыз үшін өзіңіз үшін марапаттау жүйесін ойлап табыңыз.
- Дұрыс ұйымдастырылған жұмыс орны дұрыс нәрсені іздеуге кететін уақытты азайтады.
- Ең қиын тапсырмаларды орындау үшін ең жоғары деңгейге жеткен уақытты таңдаңыз.
- Ұқсас тапсырмаларды топтарға біріктіруге болады және керек.
- Тоқтау уақыты (кешігіп тұру, күту, кезекке тұру) – қоңырау шалу, шолу және хат жіберу сияқты ұсақ-түйектерге тамаша уақыт.
- Міндетті түрде демалыс алыңыз. Дененің ресурстарын қалпына келтіру арқылы сіз тиімдірек және жылдам жұмыс жасайсыз. Сондықтан демалу кезінде де уақытты басқару технологиясы бойынша өмір сүресіз.
- Жобаларды мерзімінен бұрын тапсыру – пайдалы немесе жағымды әрекеттерге сағатты үнемдеудің тамаша тәсілі. Тапсырмаларды созу олардың орындалу сапасына нашар әсер етеді.
- Сізге «жұмысқа кірісуге» көмектесетін бизнес ережелері мен шарттарын ұмытпаңыз. Оларға киім, жарықтандыру, таңғы кофе, ырғақты музыка және т.б. кіруі мүмкін.
Кейінгі сөздің орнына
Сатушылар жылжымайтын мүлік жалпы уақытты басқару бойынша барлық кеңестер оларға сәйкес келмейтінін түсінуі керек. Мысалы, клиентпен қарым-қатынасты, тіпті жұмыс мәселелеріне толығымен қатысты болмаса да, маңызды тапсырмалар тізімінен шығаруға болмайды. Өйткені, бұл салада адамға сенім ұялату, оны бағындыру өте маңызды. Мұнда кездейсоқ әңгіме транзакцияға дейін де, одан кейін де тамаша көмекші болады. Қанағаттанған және адал тұтынушы мұндай үлкен мәміле жасамауы мүмкін, бірақ ол сізді достарына міндетті түрде ұсынады.
Сіздің жұмыс уақытыңызды нақты не «жұтатынын» білесіз бе? Түсініктемелерде бізге хабарлаңыз.
